Utiliser Microsoft Office Outlook® pour mettre en place un système qui vous convient
Êtes-vous submergé par le nombre de courriels qui entrent dans votre boîte de réception chaque jour?
Avez-vous l’impression de manquer de temps dans une journée pour accomplir tout ce que vous avez à faire?
Dans notre monde où tout va à vive allure, atteindre ses objectifs et respecter ses engagements représentent un défi constant. Beaucoup de gens ont souvent l’impression de ne pas disposer d’assez de temps pour tout faire.
Bien que nous ne puissions pas ajouter d’heures à votre journée, nous pouvons vous aider à décider de ce que vous devez faire et du moment pour le faire. Vous apprendrez comment mettre en place un système qui vous convient en fonction de votre charge de travail et de votre façon de travailler.
Le présent atelier vous enseignera comment mettre au point un système dans Office Outlook®, qui vous permettra de vous concentrer sur votre vision globale, vos rôles, vos objectifs et vos priorités. Vous pourrez ainsi vous assurer que vos activités sont liées et classées dans un ordre de priorité adéquat, ce qui vous aidera à atteindre vos objectifs.
Cet atelier est uniquement offert à des groupes d’une même organisation et pour un minimum de 5 personnes.
Durée du cours : 1 jour
Langue du cours : français
À la fin de l’atelier, vous aurez appris comment :
• utiliser Microsoft® Office Outlook® afin d’établir l’ordre de priorité de vos activités
• mettre constamment l’accent sur vos priorités
• créer et mettre en œuvre un plan personnalisé d’organisation de votre temps et de vos courriels
Sujets traités
Gérer vos courriels
Améliorer l’efficacité de la gestion des courriels que vous recevez :
• Créer une structure pour vos dossiers – mettre en place un système de référence efficace (semblable et cohérent à l’échelle de votre département)
• Utiliser les fonctions « Dossiers de recherche » et « Recherche avancée » pour trier et filtrer des renseignements rapidement et facilement
• Utiliser le lecteur réseau pour stocker des informations échangées (afin d’éliminer le transfert de courriels)
• Enregistrer des courriels sur le lecteur réseau
• Organiser vos courriels
• Filtrer vos courriels (seulement sur Outlook 2010 et 2013)
• Indicateurs
• Catégories
Améliorer l’efficacité de la gestion des courriels que vous envoyez :
• Insertions automatiques avec QuickPart
• Comment enregistrer des courriels dans d’autres dossiers que le dossier « Éléments envoyés »
• Boutons de vote (accroît le rendement et limite l’utilisation de la fonction « Répondre à tous »)
• Envoyer les réponses
• Différer la remise
• Expire après
Mesure utile pour les courriels que vous recevez et que vous envoyez :
• Établir des règles et des alertes pour filtrer les courriels
Gérer vos activités
• Mettre en place un système efficace qui permet d’assurer le suivi des activités
• Faire la distinction entre traiter un courriel et donner suite à une tâche
• Utiliser la méthode DRAG© de Faubert Innovative Training Solutions (FITS) afin de traiter vos courriels et de réduire le nombre de courriels dans votre boîte de réception :
– D – Différer
– R – Répondre
– A – Assigner
– G – «G»eter
• Personnaliser et gérer le bloc des tâches pour vous aider à savoir où vous en êtes
• Suivi des dossiers
• Utiliser des rapports d’état sans copier-coller
• Créer des catégories pour faciliter les activités de planification, d’établissement des priorités et de suivi dans le cadre de vos projets et prendre des décisions éclairées.
Gérer votre calendrier
• Intégrer des courriels au calendrier afin de gagner du temps
• Décider de ce qui va dans le calendrier et de ce qui va dans le bloc des tâches
• Personnaliser Microsoft® Office Outlook® afin d’accroître votre rendement
Gérer vos contacts
• Recourir à une solution de rechange aux listes de distribution lorsque vous envoyez des courriels à des groupes
Notre approche
• Vous enseigner des compétences pratiques qui auront une incidence immédiate sur votre façon de vous organiser
• Vous offrir un milieu d’apprentissage détendu et rassurant
• Limiter le nombre de participants dans le but de favoriser une participation et une rétroaction maximales
Pour les renseignements veuillez contacter :
Sophie Gouédard
Tél : 613-234-2020, poste 21
Courriel : sgouedard@pmctraining.com
